El presupuesto de tesorería: como gestionar el superávit/déficit de efectivo

En el caso de que se prevea un momentáneo superávit de efectivo dentro de la gestión diaria, la empresa puede estudiar con tiempo la mejor forma de colocación de dicho efectivo en el mercado financiero ya que mantener saldos ociosos supone incurrir en un coste de oportunidad por la pérdida de los intereses o beneficios derivados de la inversión.

En el caso de que se prevea un déficit de liquidez dentro de la empresa, ésta puede efectuar con antelación suficiente la mejor forma de proceder a su financiación o corrección ya que generalmente los déficit suelen tener un coste alto.. Para evitarlos, la empresa puede estudiar la reducción de su fondo de maniobra (mejorando su nivel de inventario, un menor saldo de clientes o un aumento del saldo de proveedores). Otra posible solución sería la búsqueda de financiación adicional al corto plazo para cubrir el déficit con la obtención de créditos a corto plazo, el uso de descubiertos en cuenta corriente o la negociación de efectos.

En definitiva, el presupuesto de tesorería es un elemento fundamental para determinar la posición de efectivo a corto plazo de la empresa y, por tanto, planificar sus necesidades de liquidez y poder anticipar su financiación. También es importante para determinar el nivel mínimo de liquidez que es necesario mantener para realizar el ajuste de los flujos monetarios.

El presupuesto por funciones: el presupuesto de tesorería.

De una manera simple, el presupuesto de tesorería constituye la consecuencia de todos los presupuestos elementales elaborados. Dicho presupuesto cuantifica las necesidades financiera a corto plazo proceden¡tes de dichos presupuestos elementales y refleja la influencia en la liquidez de las diferentes actividades  contempladas en los mismos.

El presupuesto de tesorería trabaja sobre los importes y los momentos, de entrada y salida, de los flujos de efectivo que genera la actividad de la empresa en general y cada uno de las diferentes áreas presupuestarias. De manera contraria, el resto de presupuestos se centran en los importes y los tiempos de todas las transacciones, limitándose a lo que podríamos llamar flujos económicos. De esta manera, al ponerse de manifiesto posibles desfases entre flujos económicos y flujos monetarios, la empresa podrá anticipar las necesidades de efectivo y planificar así las acciones necesarias para evitar la existencia de superávit ocioso o un déficit de efectivo.

En la siguiente entrada conoceremos cómo afrontar tanto el superávit como el déficit de efectivo.

El presupuesto por funciones: el presupuesto de producción y el presupuesto de fabricación.

El presupuesto de producción se expresa en unidades físicas y habitualmente se trata del presupuesto de ventas, ajustado por las variaciones de stocks. El presupuesto de producción , al igual que los demás, estará dividido en meses, junto con el presupuesto anual, y es de suma importancia la coordinación con el presupuesto de ventas. En este presupuesto se coordinarán las operaciones y se determinará el volumen de las mismas, estableciendo cantidades máximas y mínimas de materia prima y producto terminado.

El presupuesto de fabricación puede ser calculado en base al volumen de ventas previsto, traducido en unidades físicas en el presupuesto de producción, los costes futuros de los materiales, mano de obra y costes indirectos necesarios para los programas de producción y ventas. Dichos costes, a menudo basados en un sistema de costes estándar, se resumen en el presupuesto de fabricación,  compuesto a su vez por el presupuesto de materias primas, mano de obra directa y costes indirectos.

El presupuesto por funciones: el presupuesto de ventas.

Lo más habitual a la hora de realizar un control presupuestario consiste en la elaboración de presupuestos para las diferentes áreas de la empresa. Estos presupuestos son mutuamente dependientes y han de estar debidamente coordinados para evitar posibles estrangulamientos de alguna de las funciones.

El presupuesto de ventas es uno de los elementos más importantes dentro del control presupuestario de la empresa y debe estar basado en una correcta previsión de ventas, basada en un buen análisis de los datos de pasadas campañas así como los estudios de mercado realizados. Habitualmente , la preparación de un presupuesto de ventas se lleva a cabo bajo dos puntos de vista:

1. La evaluación de las influencias externas, es decir, el análisis general de la actividad industrial, la fase actual de la economía, poder adquisitivo de la población, etc.
2. La consideración de las influencias internas, como pueden ser la capacidad actual de producción, tendencia de las ventas, nivel de stock, productos estacionales…

 

Antes de la aprobación definitiva del presupuesto de ventas habrá que contrastarlo con la capacidad productiva de la empresa.

El presupuesto de tesorería

El presupuesto es el resultado de un plan de actuación fijado por y para la empresa y sirve tanto para la planificación como para el control de la gestión de la misma.

La elaboración de un presupuesto obliga a la dirección de la empresa a efectuar un estudio de sus problemas así como a realizar un profundo análisis antes de adoptar cualquier decisión involucrando de manera activa a todas las áreas de la empresa. El presupuesto proporciona un instrumento a través del cual las políticas básicas pueden ser examinadas periódicamente y así evaluar  el resultado de las mismas.

Como comentaba anteriormente, la elaboración del presupuesto requiere la colaboración de todos los departamentos de la empresa y una cooperación de toda la cúpula directiva a la hora de su formalización y puesta en marcha. Igualmente, requiere el mayor de los compromisos por parte de cada uno de los departamentos en el cumplimiento del mismo y es que, a pesar de que los presupuestos deben ser revisados periódicamente para adaptarlos a la realidad de la empresa, también deben ser respetados ya que la planificación financiera de la empresa recaen enteramente en cómo se gestione presupuestariamente la empresa.

Conciliación bancaria: definición y utilidad.

La conciliación bancaria es un simple proceso a través del cual se efectúa el cuadre entre la información facilitada en los extractos o movimientos bancarios y la registrada mediante asientos en la contabilidad de la empresa.

Este proceso es recomendable hacerlo, si no diariamente, sí mensualmente ya que la demora en el mismo puede llevarnos, no sólo a una larga y aburrida tarea, sino que en la misma podríamos encontrar descuadres y su análisis podría llevarnos demasiado tiempo, dada la cantidad de información acumulada.

Con el proceso de conciliación bancaria identificaremos una serie de partidas llamadas «partidas pendientes de conciliar» que quedarán recogidas en un documento de conciliación bancaria. Estas partidas se componen de apuntes que han sido contabilizados por la empresa y de los cuales el banco no tiene conocimiento, y viceversa, partidas reflejadas en nuestro extracto bancario  y no contabilizadas.

Este proceso, que a priori podría ser muy complicado si se realiza de manera manual, se simplifica mucho gracias al software que para la gestión de la tesorería se utiliza en muchas empresas y que, de manera automática y bajo una serie de parámetros previamente especificados,  cruza los datos que provienen de la contabilidad con aquellos que provienen de la tesorería anulando aquellos que coincidan con los parámetros definidos anteriormente y que suelen ser, entre otros, el importe y la fecha de operación.

Renting: ventajas e inconvenientes.

Ventajas del renting:

· Mejor precio por la posibilidad de obtener mejoras del proveedor, por aprovechamiento de las economías de escala.

· Evita al usuario afrontar una inversión o destinar ahorros, como sucede con otras formas de financiación tradicionales.

· Mejora la liquidez al no bloquear recursos.

 

Inconvenientes del renting:

· El renting no supone la titularidad del bien.

· En el caso de vehículos, el límite de kilómetros puede suponer un inconveniente si no se ha pactado correctamente el número de los mismos a liquidar.

· En el caso de cancelación anticipada del contrato se produce una penalización.

· El usuario debe abonar una fianza a la firma del contrato.

Renting: modalidades.

En principio, cualquier tipo de bien puede ser objeto de una operación de renting, aunque dadas las características de la operativa, suelen ser productos con una obsolescencia tecnológica rápida, que precisan de mantenimiento continuado. De hecho, son susceptibles de contratar a través de renting todos los equipos y bienes de uso habitual distinguiendo entre intangibles (patentes, marcas, licencias…) y tangibles (maquinaria, mobiliario, vehículos…).

El renting de vehículos es el más habitual siendo sus características más habituales las siguientes:

· Permite disponer  de cualquier vehículo para su uso personal o profesional.

· La duración del contrato suele ser entre 2 y 5 años.

· Puede considerarse la opción de compra.

· Además de la duración del contrato, los términos del contrato también estipulan los kilómetros a recorrer y que serán objeto de liquidación por exceso o por defecto al finalizar el contrato.

· Entre los servicios incluidos, están: mantenimiento recomendado por el fabricante, impuesto de circulación, cambio de neumáticos, reparaciones…

Por otra parte, el renting de bienes de equipo es también de lo más habitual para aquellas empresas que por motivos del sector, necesiten renovarse constantemente. En este caso, los servicios incluidos son el mantenimiento así como el seguro y los consumibles (según el equipo).

Renting: concepto y operativa.

El renting consiste en la posibilidad de alquilar un bien en lugar de hacerse con la propiedad del mismo. En ésta modalidad el usuario se compromete a pagar una cuota que incluye, no sólo el derecho de uso del citado bien, si no también otra serie de servicios relacionados.

A la hora de firmar el acuerdo de renting, ambas partes de vinculan a una serie de compromisos con la otra parte vinculada, entre ellos podemos destacar:

>  Compromisos de la compañía de renting con el proveedor:

– Analizar el riesgo de las operaciones.

–  Agilizar en la tramitación de los documentos.

–  Gestión  de cobro del mantenimiento y otros servicios.

– Traspasar servicios de la compañía de renting a los distribuidores del proveedor.

>  Compromisos del proveedor con la compañía de renting:

– Asegurar el correcto funcionamiento del bien.

– Garantizar la prestación del servicio de mantenimiento durante el período de alquiler ya sea directamente o subcontratándolo.

– Recuperar el bien al precio pactado al terminar el período de alquiler.

– Garantizar la calidad y la prestación del servicio de sus distribuidores.

– Facilitar el cambio tecnológico de los bienes durante la vigencia del contrato asumiendo la recompra de los bienes sustituidos.

El cuadro de amortización.

A la hora de elaborar el cuadro de amortización existen básicamente dos criterios:

1. Método de cuota prepagable: una opción dentro de éste método supone que el valor residual es una cuota más. La primera cuota, la que se paga al formalizar la operación,  tiene intereses. En este caso, para el cálculo de la parte de cuota destinada al pago de intereses habrá de minorar el importe del capital pendiente en el total del valor residual. La cuota de amortización se obtiene por diferencias entre el importe de la cuota y la cantidad destinada a intereses.
   Una segunda opción supone que el valor residual es sólo capital y se amortiza todo el capital menos ese valor en las cuotas ordinarias de arrendamiento , repartiendo la carga financiera entre las cuotas ordinarias de arrendamiento. Para ello se calcula  un  nuevo tipo nominal con la intención de calcular el cuadro de amortización.
   Entre ambas formas de cálculo de cuota prepagable, sólo se diferencia la forma de distribuir los intereses en el cuadro de amortización.
2. Método de cuota pospagable: este método es idéntico a un cuadro de amortización por el sistema francés o de cuotas constantes, por los períodos de arrendamiento más el valor residual. El valor residual también se distribuye entre recuperación del coste y cargas financieras.

 

 

¿Quieres saber cómo construir un cuadro de amortización? Pregúntame cómo.